Соответствующие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 27 марта 2018 г. № ГД-4-11/5667@ "О заполнении Справки по ф. 2-НДФЛ".
По общему правилу, налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физлиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физлицу. Такой документ они представляют ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, утв. приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@, если иное не предусмотрено п. 4 ст. 230 Налогового кодекса (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Налоговики подчеркивают, что раздел 2 Справки по форме 2-НДФЛ "Данные о физическом лице – получателе дохода" должен быть заполнен налоговым агентом на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. Это следует из положений п. IV "Порядок заполнения Раздела 2 "Данные о физическом лице – получателе дохода" Порядка заполнения формы сведений о доходах физического лица "Справка о доходах физического лица" (форма 2-НДФЛ).
Так, в разделе 2 Справки по форме 2-НДФЛ в полях "Фамилия", "Имя", "Отчество" указывается фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность, а в поле "Серия и номер" – реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. В свою очередь, при заполнении поля "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес.
При этом, если на момент формирования корректирующих Справок по форме 2-НДФЛ за прошедшие налоговые периоды изменились персональные данные работника, то такие справки следует представлять с учетом корректировки персональных данных физлица.
Это следует учитывать и при выдаче налоговым агентом своему работнику на основании его заявления справки о полученных им доходах и удержанных суммах налога (п. 3 ст. 230 НК РФ). Организация – налоговый агент на основании заявления работника может выдать ему справку о полученных доходах и удержанных суммах налога за прошедший налоговый период с учетом внесенных изменений в персональные данные этого работника.